Schemat organizacyjny i opis zadań komórek organizacyjnych

I Kierownik Ośrodka

1.  Zarządzanie instytucją i reprezentacja

• Bieżące kierowanie: Prowadzenie bieżących spraw Ośrodka oraz zapewnienie jego sprawnego funkcjonowania.
• Reprezentacja prawna: Reprezentowanie Ośrodka na zewnątrz. Składanie w ramach zwykłego zarządu oświadczeń woli oraz dokonywanie czynności mających na celu realizację zadań ustawowych i statutowych wobec wszelkich organów, instytucji, przedsiębiorstw, banków, organizacji pozarządowych oraz osób prawnych i fizycznych.
• Gospodarka mieniem: Zarządzanie mieniem wydzielonym i przekazanym przez Gminę.

2. Organizacja pracy i polityka kadrowa

• Kierowanie zespołem: Organizacja pracy Ośrodka, ustalanie podziału obowiązków między pracowników oraz koordynowanie i nadzorowanie ich pracy.
• Uprawnienia przełożonego: Wykonywanie uprawnień bezpośredniego przełożonego wobec pracowników Ośrodka oraz udzielanie upoważnień do zastępstw w zakresie wybranych czynności służbowych.
• Rozwój kadry: Dbałość o dobór kadry i ciągłe podnoszenie kwalifikacji pracowników.

3. Nadzór nad dyscypliną i przestrzeganiem prawa

• Kontrola wewnętrzna: Sprawowanie nadzoru nad przestrzeganiem Statutu Ośrodka, Regulaminu Organizacyjnego, Regulaminu Wynagradzania oraz innych aktów wewnętrznych.
• Legalność działań: Zapewnienie przestrzegania prawa przez wszystkich pracowników Ośrodka.
• Ochrona danych: Wykonywanie zadań administratora danych osobowych zgodnie z przepisami o ochronie danych osobowych oraz wewnętrzną polityką bezpieczeństwa informacji.

4. Finanse i współpraca z organami Gminy

• Nadzór finansowy: Dysponowanie i nadzorowanie środkami finansowymi określonymi w planie finansowym Ośrodka.
• Działalność uchwałodawcza: Przygotowywanie projektów uchwał dotyczących działalności Ośrodka oraz opiniowanie wniosków i umów prawnych z zakresu pomocy społecznej zleconych przez Burmistrza.
• Współpraca z Burmistrzem: Informowanie Burmistrza o zagrożeniach problemami społecznymi na terenie gminy.

5. Strategia pomocy społecznej i decyzje administracyjne

• Planowanie i programy: Rozeznawanie i sporządzanie bilansu potrzeb mieszkańców gminy w zakresie pomocy społecznej oraz opracowywanie programów rozwiązywania problemów społecznych.
• Wydawanie decyzji: Załatwianie indywidualnych spraw z zakresu zadań Ośrodka oraz wydawanie decyzji administracyjnych w I instancji (na podstawie upoważnienia udzielonego przez Burmistrza).

II Główny Księgowy

1. Zarządzanie i zwierzchnictwo służbowe

• Kierowanie rachunkowością: Organizowanie i bezpośrednie kierowanie całością spraw związanych z rachunkowością jednostki.
• Nadzór nad działem: Sprawowanie bezpośredniego nadzoru oraz zwierzchnictwa służbowego nad całym Działem księgowo-administracyjnym i realizacji świadczeń.

2. Księgowość i finanse jednostki

• Prowadzenie ksiąg: Prowadzenie ksiąg rachunkowych Ośrodka oraz obsługa księgowa jednostki zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa.
• Dysponowanie środkami: Wykonywanie bieżących dyspozycji środkami pieniężnymi na rachunkach bankowych Ośrodka.
• Dyscyplina budżetowa: Bezwzględne przestrzeganie dyscypliny finansów publicznych oraz dokonywanie wstępnej kontroli zgodności operacji gospodarczych i finansowych z planem finansowym.
• Kontrola dokumentów: Badanie kompletności i rzetelności dokumentów dotyczących wszystkich operacji gospodarczych i finansowych przed ich realizacją.

3. Sprawy kadrowo-płacowe i obsługa ZUS/US

• Prowadzenie kadr: Kompleksowe prowadzenie spraw kadrowych i akt osobowych pracowników Ośrodka.
• Wynagrodzenia: Naliczanie i wypłata wynagrodzeń, naliczanie innych należności i zasiłków, prowadzenie stosownej ewidencji płacowej oraz dokonywanie wymaganych prawem potrąceń od pensji.
• Rozliczenia publicznoprawne: Sporządzanie dokumentacji dla Urzędu Skarbowego (US) i Zakładu Ubezpieczeń Społecznych (ZUS).
• Składki za pracowników i podopiecznych: Terminowe naliczanie i odprowadzanie składek na ubezpieczenia społeczne i zdrowotne (przy użyciu programu Płatnik) zarówno za pracowników, jak i za podopiecznych Ośrodka.

4. Sprawozdawczość i autoryzacja umów

• Sprawozdania finansowe: Sporządzanie okresowych i rocznych sprawozdań związanych z gospodarką finansową jednostki organizacyjnej.
• Zatwierdzanie zobowiązań: Kontrasygnowanie, zatwierdzanie i podpisywanie dokumentów finansowo-księgowych oraz zawieranych przez Ośrodek umów, które mogą powodować jakiekolwiek zobowiązania finansowe.

5. Inne obowiązki formalne

• Zadania komplementarne: Wykonywanie wszelkich innych niewymienionych wprost zadań, które z mocy ogólnego prawa lub na podstawie przepisów wewnętrznych (zarządzeń) wydanych przez Kierownika OPS należą do kompetencji głównego księgowego.

III Dział Pomocy Społecznej

Komórka nastawiona na bezpośrednią, merytoryczną pracę z klientem w celu przezwyciężenia trudnych sytuacji życiowych O nas - Ośrodek Pomocy Społecznej w Piaskach.

1. Pracownicy socjalni:

• Praca socjalna, diagnoza i orzecznictwo: Świadczenie pracy socjalnej oraz dokonywanie analizy i oceny zjawisk powodujących zapotrzebowanie na wsparcie. Kwalifikowanie mieszkańców do uzyskania świadczeń i przygotowywanie dokumentacji niezbędnej do ich wypłaty.
• Wsparcie indywidualne i doradztwo: Udzielanie informacji, wskazówek i pomocy w rozwiązywaniu spraw życiowych, by usamodzielnić osoby w trudnej sytuacji. Pomaganie w uzyskaniu specjalistycznego poradnictwa i wsparcia ze strony instytucji państwowych, samorządowych oraz organizacji pozarządowych, zawsze działając zgodnie z zasadami etyki zawodowej.
• Aktywizacja i rozwój społeczności lokalnej: Pobudzanie aktywności społecznej, inspirowanie działań samopomocowych, inicjowanie nowych form pomocy oraz stymulowanie procesów rozwoju społeczno-gospodarczego gminy. Współuczestniczenie w opracowywaniu i wdrażaniu lokalnych programów pomocy społecznej.
• Współpraca, finanse i biuro: Współdziałanie z innymi specjalistami w celu ograniczania patologii i ubóstwa, a także współpraca z organami administracji rządowej, samorządowej oraz organizacjami społeczno-politycznymi. Obsługa systemów informatycznych, prowadzenie i przechowywanie akt zgodnie z instrukcją kancelaryjną oraz współudział w planowaniu i prawidłowym wykonywaniu budżetu.
  2. Asystent rodziny:

 

• Planowanie i dokumentowanie pracy: Opracowanie i realizacja planu pracy z rodziną (w konsultacji z pracownikiem socjalnym i przy współpracy z członkami rodziny). Prowadzenie dokumentacji, dokonywanie okresowej oceny sytuacji rodziny (nie rzadziej niż co pół roku) oraz monitorowanie jej funkcjonowania już po zakończeniu asysty.
• Wzmocnienie potencjału i zaradności rodziny: Pomoc w poprawie sytuacji życiowej, nauka prawidłowego prowadzenia gospodarstwa domowego oraz rozwiązywanie problemów socjalnych, psychologicznych i wychowawczych. Prowadzenie indywidualnych konsultacji wychowawczych dla rodziców i dzieci.
• Aktywizacja zawodowa i społeczna: Wspieranie aktywności społecznej członków rodzin, motywowanie ich do podnoszenia kwalifikacji zawodowych oraz realna pomoc w poszukiwaniu, podejmowaniu i utrzymywaniu pracy zarobkowej.
• Interwencja i ochrona praw dziecka: Podejmowanie natychmiastowych działań interwencyjnych i zaradczych w sytuacji zagrożenia bezpieczeństwa dzieci i rodzin. Sporządzanie opinii o rodzinie na wniosek sądu oraz stała współpraca z zespołem interdyscyplinarnym, grupami roboczymi, instytucjami rządowymi, samorządowymi i organizacjami wyspecjalizowanymi w działaniach na rzecz dziecka i rodziny.

IV Dział Księgowo-Administracyjny i Realizacji Świadczeń

Komórka o charakterze administracyjno-orzeczniczym, dbająca o sprawne funkcjonowanie biurowe i wypłatę ustawowych środków finansowych Misja i cele OPS Piaski.

1. Pracownik ds. świadczeń rodzinnych:
1. Obsługa wniosków i obsługa klienta

• Weryfikacja dokumentów: Przyjmowanie, rejestrowanie, kompletowanie oraz szczegółowa weryfikacja wniosków o przyznanie świadczeń rodzinnych oraz zasiłków dla opiekunów.
• Informacja i doradztwo: Udzielanie merytorycznych porad i informacji klientom Ośrodka na temat procedur, wymogów formalnych oraz dokumentacji niezbędnej do ubiegania się o poszczególne uprawnienia.
  2. Prowadzenie postępowań i orzecznictwo administracyjne

• Projekty decyzji: Rozpatrywanie spraw oraz sporządzanie projektów decyzji administracyjnych, postanowień, zaświadczeń i pism urzędowych związanych ze świadczeniami rodzinnymi i zasiłkami dla opiekunów.
• Procedury prawne: Prowadzenie postępowań administracyjnych w przedmiocie przyznawania świadczeń w ścisłej zgodności z przepisami prawa.
• Inne programy wsparcia: Realizacja postępowań dotyczących przyznawania Karty Dużej Rodziny oraz jednorazowego świadczenia z rządowego programu „Za życiem” (ustawa o wsparciu kobiet w ciąży i rodzin).
  3. Informatyzacja i sprawozdawczość
• System SYGNITY: Wprowadzanie wniosków, danych osobowych oraz informacji o uprawnieniach do specjalistycznego systemu informatycznego SYGNITY oraz obsługa innych niezbędnych programów dziedzinowych.
• Listy wypłat i bilanse: Przygotowywanie kompletnej dokumentacji niezbędnej do wypłaty środków, terminowe tworzenie sprawozdawczości (w tym elektronicznej), zestawień, list wypłat oraz opracowywanie okresowych bilansów potrzeb.
  4. Nadzór finansowy i egzekucja należności

• Monitoring budżetu: Prowadzenie rejestru wykorzystania środków finansowych, analizowanie ich wydatkowania oraz bieżące uzgadnianie realizacji tego planu finansowego z Głównym Księgowym Ośrodka.
• Nienależnie pobrane świadczenia: Ewidencjonowanie i rozliczanie kwot z tytułu nienależnie pobranych świadczeń rodzinnych lub zasiłków dla opiekunów.
• Współpraca przy windykacji: Stałe współdziałanie z Głównym Księgowym w celu wystawiania upomnień oraz oficjalnych tytułów wykonawczych wobec osób, które nienależnie pobrały środki.
  • Obowiązki kancelaryjne i organizacyjne
• Archiwizacja i ochrona danych: Prowadzenie i zabezpieczanie rejestrów oraz teczek dokumentacji świadczeniobiorców, a także ich właściwe przechowywanie w sposób określony instrukcją kancelaryjną.
• Organizacja pracy: Prowadzenie dokumentacji stanowiskowej zgodnie z wytycznymi i zaleceniami Kierownika Ośrodka oraz bieżąca aktualizacja wiedzy i przepisów prawa w zakresie wykonywanych zadań.
  2. Pracownik ds. funduszu alimentacyjnego, dodatku mieszkaniowego i energetycznego:
  1. Prowadzenie postępowań i orzecznictwo administracyjne
• Fundusz Alimentacyjny: Kompleksowe prowadzenie postępowań administracyjnych w sprawach dotyczących świadczeń z funduszu alimentacyjnego dla osób uprawnionych do alimentów.
• Dodatki lokatorskie: Prowadzenie pełnych postępowań administracyjnych w sprawach dotyczących przyznawania dodatków mieszkaniowych oraz dodatków energetycznych.
• Prawidłowość i terminowość: Zapewnienie w pełni właściwej, terminowej oraz zgodnej z przepisami prawa realizacji wszystkich zadań przypisanych do tego stanowiska pracy.
  2. Informatyzacja, sprawozdawczość i analizy

• Obsługa programów dziedzinowych: Bieżąca obsługa systemów informatycznych oraz specjalistycznych programów przeznaczonych do realizacji świadczeń i dodatków.
• Listy wypłat i bilanse: Terminowe opracowywanie zestawień, list wypłat oraz elektronicznych sprawozdań i bilansów potrzeb dotyczących prowadzonych postępowań.
• Analiza wewnętrzna: Przygotowywanie okresowych ocen, analiz merytorycznych oraz informacji z zakresu realizowanych zadań na potrzeby kierownictwa.

c. Nadzór finansowy i egzekucja nienależnych świadczeń

• Rozliczanie zadłużeń: Ewidencjonowanie i rozliczanie kwot z tytułu nienależnie pobranych świadczeń dla osób uprawnionych do alimentów.
• Współpraca przy windykacji: Stałe współdziałanie z Głównym Księgowym Ośrodka w zakresie niezbędnym do wystawiania upomnień oraz oficjalnych tytułów wykonawczych wobec dłużników i osób nienależnie pobierających środki.
• Monitoring budżetu: Prowadzenie rejestru wykorzystania środków finansowych, analizowanie ich wydatkowania oraz bieżące uzgadnianie realizacji tego planu z Głównym Księgowym.
  4. Współpraca instytucjonalna
• Współdziałanie samorządowe: Aktywna współpraca z organami samorządowymi oraz organizacjami społeczno-politycznymi działającymi na terenie gminy.
• Współdziałanie rządowe: Stałe współdziałanie z właściwymi organami administracji rządowej (np. w zakresie sprawozdawczości lub realizacji zadań zleconych).
  5. Obowiązki kancelaryjno-biurowe

• Archiwizacja dokumentów: Prowadzenie, kompletowanie i przechowywanie akt spraw oraz teczek interesantów w ścisłej zgodności z instrukcją kancelaryjną oraz obowiązującym rzeczowym wykazem akt.
  3. Pracownik ds. księgowo-administracyjnych i BHP:
• Obsługa administracyjno-biurowa i sprawy pracownicze

• Organizowanie pracy biura: Prowadzenie bieżących spraw administracyjnych i organizacyjnych Ośrodka oraz przygotowywanie zleceń zakupów i niezbędnych usług.
• Ewidencja kadrowa: Prowadzenie bieżącej ewidencji czasu pracy wszystkich pracowników Ośrodka.
• Badania profilaktyczne: Przygotowywanie i wydawanie pracownikom skierowań na obowiązkowe, okresowe badania lekarskie.
  2. Zadania finansowo-kasowe i wsparcie księgowości

• Prowadzenie kasy: Kompleksowe prowadzenie i obsługa kasy Ośrodka (operacje gotówkowe).
• Obsługa list wypłat: Sporządzanie przelewów bankowych do list wypłat dla świadczeniobiorców oraz przygotowywanie list wypłat do zaksięgowania przez Główny Zespół Księgowy.
• Ewidencje dedykowane: Prowadzenie ewidencji księgowej rachunku wpłat od komorników oraz ewidencji księgowej rachunku Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych (ZFŚS).
• Kontrola dokumentów: Dokonywanie wstępnej kontroli kompletności i rzetelności wpływających dokumentów księgowych przed ich dalszym procesowaniem.
  3. Rozliczenia podatkowe (VAT)

• Ewidencja zakupów i sprzedaży: Prowadzenie rejestru zakupów, rejestru sprzedaży oraz rejestru faktur VAT Ośrodka.
• Sprawozdawczość podatkowa: Samodzielne i terminowe sporządzanie miesięcznych sprawozdań w formie Jednolitego Pliku Kontrolnego (JPK_VAT).
• Informatyzacja: Obsługa systemów informatycznych oraz programów dziedzinowych w zakresie realizowanych zadań podatkowo-księgowych.
  4. Bezpieczeństwo i Higiena Pracy (BHP)

• Kontrola i nadzór: Przeprowadzanie kontroli warunków pracy oraz nadzorowanie przestrzegania przepisów i zasad bezpieczeństwa i higieny pracy w jednostce.
• Regulacje wewnętrzne: Opracowywanie projektów wewnętrznych zarządzeń, regulaminów i instrukcji ogólnych dotyczących bezpieczeństwa i higieny pracy.
• Postępowania powypadkowe: Aktywny udział w ustalaniu okoliczności i przyczyn wypadków przy pracy, opracowywanie wniosków profilaktycznych, kontrolowanie ich realizacji oraz prowadzenie rejestrów, kompletowanie i przechowywanie dokumentacji powypadkowej.
• Ryzyko zawodowe: Udział w dokonywaniu i aktualizowaniu oceny ryzyka zawodowego wiążącego się z poszczególnymi stanowiskami pracy.
• Edukacja i szkolenia: Współpraca z komórkami organizacyjnymi Ośrodka w zakresie organizowania szkoleń BHP oraz zapewnienia właściwej adaptacji zawodowej nowo zatrudnionych pracowników.